会展经济的蓬勃发展也促进了会展管理的进一步规范。如今，在全国会展业发展较为发达的地方，政府已根据形势发展的需要，成立了会展管理办公室（以下简称会展办），来统一协调在本地组织的展览活动，这对理顺各方面关系，促进当地会展业健康、有序、繁荣发展，做出了积贡献。
当前，我国会展业尚处于发展的初级阶段，这个阶段会展业发展面临的一个重要问题就是如何更好地优化办展环境问题，可全国多数地方尚没有明确会展业发展主管部门。目前，少数会展业发展较好的地方成立了会展办，由会展办履行政府对会展业管理的职责与作用，来引导、促进、规范当地会展业发展。
把好发展方向。在成立会展办的地方，会展办一般都掌握有几百万、上千万不等的专项资金，这些资金的用途，顾名思义就是支持会展业发展的专项资金，大部分都用在了当地品牌展会的培育上。因此，会展办要高度重视这笔资金的使用与管理，使其真正发挥积作用，为当地会展业发展服务。
业内分析认为，这笔资金的主要使用方向应体现在以下几个方面：用于已成功举办多届、展位较多、影响较好的展会展位补贴；用于当地主导产业、优势产业类新展会的培育与开发；用于当地会展活动的宣传与推介等方面。会展办通过资金的分配与使用，积引导办展的发展方向与当地产业发展趋向而行。
充分发挥协调职能。现在，很多地方的展会都出现了恶性竞争现象。比如，某省会城市有两个自行车展举行，这两个自行车展开展的日期前后仅仅相差两三天，一个规模大，一个规模小，参展商发现此展非彼展，彼展非此展，到底参加哪个展好呢？两个展会各自的组办单位都在暗地里较劲儿，争抢参展商，不仅损害了两个组展单位间的关系，而且给当地的办展环境造成了不良影响。业内人士把此现象归结为同题材展会的竞争，也有的叫“抢会”。一个具有10多年办展经验的优秀人士曾表示，这种“抢会”能成功吗？回答是肯定的。也就是说，你这个公司辛辛苦苦培育出来的品牌展会，有可能被别人“抢走”。
对于类似这样的问题，会展办就应当出面“协调”了，要么合并同类项，让这两个展会合并，要么拉长两个展会分别举办的间隔时间。在这方面，大连市展览办发挥了十分积的作用。比如，2007年8月、9月，大连市原计划举办两场美容美发类展会，但考虑到两个展会在开展时间上仅差一个多月，不利于会展产业发展，大连市展览办便积协调两家组展单位———沈阳红马展览广告有限公司和大商展览有限公司，促成了双方联合办展，避免了恶性竞争。
充分发挥服务职能。会展办作为政府机构，政府是服务社会的，当然会展办也就是服务会展企业的。
在如今的会展市场上，办展机构多数是民营企业。调查发现，绝大多数企业规模小、实力弱，且生存较为困难，这些企业在办展过程中用于“摆平”工商、税务、消防、安全保卫、卫生等各方面关系的费用支出几近于招展的费用，甚至还要高。
比如，某城市区政府组织了一个文化节，即便开展前区政府有关部门已经召集有关部门开了协调会，但各种各样的“吃、拿、卡、要”使得办展单位不得不动用大量资金，并安排几个人去处理各方面关系。更有甚者，展会明天上午8点就要开会，今天下午都下班了，消防安全书都没有办下来，没有消防安全书，办展单位就没法到工商部门领取办展批文，不能领取批文，就意味着你这个展会不合法。怎么办？只好用“钱”来消灾，等到展会快结束了，批文也“补办”下来了，证明了你这个展会不违法，不被处理。
鉴于如此种种情况，会展办应发挥职能作用，协调工商、消防、公安、卫生、税务等部门设立一站式服务大厅，规定在几个小时或者半天时间内，让办展单位集中办完所有手续。如果说建立一站式服务大厅条件不允许，也可以协调办展会所涉及到的有关部门在每周固定的某个时间，统一集中办理举办展会的有关手续。
如今，全国各地已成立的会展办、展览管理办公室已达几十家。建议，中国贸促会、国家商务部等单位应尽快专门组织全国各地的会展办、展览管理办公室年会、交流会，对会展办、展览管理办公室的职责，尤其是会展办、展览管理办公室在优化办展环境方面的经验或做法等，定期进行集中探讨，这对于促进我国会展业的健康发展非常必要。
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